Wat mag je bewaren van je deelnemers?

Je organiseert iets, mensen melden zich aan, en je houdt een lijstje over. De AVG zegt niet dat dat niet mag. Ze zegt vooral: vraag niet meer dan je nodig hebt, en gooi het weg als je klaar bent.

De drie vragen die ertoe doen

Heb je dit veld nodig? Voor een borrel heb je een naam nodig en misschien met hoeveel mensen iemand komt. Een adres, een geboortedatum of een telefoonnummer heb je meestal niet nodig. Wat je niet vraagt, kun je ook niet kwijtraken.

Waarvoor ga je het gebruiken? Zeg dat erbij op het formulier. Een adres dat je vraagt voor een herinnering, gebruik je voor die herinnering en niet voor de nieuwsbrief.

Hoe lang bewaar je het? Er staat geen termijn in de wet. Wel de regel dat je niets langer bewaart dan waarvoor je het verzamelde. Een deelnemerslijst van een avond die geweest is, is een week later meestal nergens meer voor nodig.

En als iemand vraagt om verwijdering?

Dan verwijder je wat je van diegene hebt. Dat mag iemand vragen, en je hoeft er geen formulier voor te maken. Handig detail: hoe minder je bewaart, hoe korter dat gesprek is.

Deelnemers kunnen hier hun eigen aanmelding intrekken met de link die ze na het invullen kregen. Dan hoef jij niks te doen.

Hoe deze app dat invult

Een naam mag verzonnen zijn, en mag leeg blijven.
Een e-mailadres is optioneel. Het wordt versleuteld bewaard, gebruikt voor de mails die jij aanzette, en daarna gewist.
Zet je die mails niet aan, dan vraagt het formulier helemaal niet om een adres.
Jij kunt alles als CSV downloaden. Wat je daarna bewaart, bepaal je zelf; wij bewaren het niet voor de zekerheid.
Er zit geen analytics in en geen trackingpixel, dus er is ook geen tweede plek waar het alsnog terechtkomt.

Wat we precies opslaan en hoe lang staat in de privacyverklaring.

Eén ding dat mensen vaak missen

Een lijst met wie er komt, is niet vanzelf een geheim. Hang je de namen op in de zaal, dan heb je ze gepubliceerd. Deel je de lijst in een groepsapp, dan staat hij op iedereens telefoon. Dat is geen kwestie van software; het is een keuze die je maakt.

Meer over het mailadres zelf staat in wat er met je e-mailadres gebeurt.

Maak een evenement