Een ledenvergadering voorbereiden

Een datum kiezen, weten wie er komt, en niet pas op de avond zelf horen wat mensen ergens van vinden. Dat zijn vier stappen en vier links.

1. Kies samen een datum

Zet vier of vijf mogelijke avonden in een datumplanner en stuur de link rond. Iedereen vinkt aan wanneer het kan. Je ziet meteen welke avond de minste mensen laat afvallen.

Doe dit een week of drie van tevoren. Korter en je vraagt mensen om iets vrij te houden wat al vol staat.

2. Stuur één aanmeldlink

Maak een aanmeldpagina met de datum, de plek en waar het over gaat. Eén link voor de groepsapp, de mail en de poster. Wie zich aanmeldt vult een naam in, meer niet.

Zet de herinnering aan als je wilt dat mensen een paar dagen van tevoren nog een mailtje krijgen. Dat scheelt in de opkomst en het kost jou verder niks.

3. Peil de stemming vooraf

Lopen de meningen uiteen, maak dan een kompas met een stuk of tien stellingen. Op de avond zelf open je de kaart. Je ziet dan waar de zaal staat, en niet alleen waar de drie mensen staan die als eerste het woord namen.

Het werkt ook zonder kompas: een gewone vragenlijst met twee open vragen levert al meer op dan een rondje langs de tafel.

4. Vraag achteraf hoe het ging

Zet op de aanmeldpagina de vragenlijst achteraf aan. Wie een adres achterliet, krijgt de dag erna een korte vragenlijst. Je leest terug wat er goed ging voordat je de volgende plant.

Wat je verder nog kunt regelen

Moet er iemand koffie zetten, de zaal openen en achteraf opruimen, en gebeurt dat elke maand opnieuw? Dan is een takenrooster handiger dan het rondje "wie kan er deze keer".

Vraag je je af wat je van al die aanmeldingen mag bewaren? Dat staat in wat mag je bewaren van je deelnemers.

Maak een datumplanner